Bakgrund om företaget

Trafikverket är en av Sveriges största myndigheter och har ansvaret för Sveriges vägar, järnväg och färjelinjer. Trafikverksskolan är en resultatenhet inom Trafikverket och erbjuder alla som arbetar i Trafikverkets anläggningar utbildning. Hälften av verksamheten är riktad till Trafikverkets anställda, och lika mycket är helt inriktat på entreprenörer och järnvägsföretag som arbetar med väg eller järnväg. 

Utmaningen

2018 genomfördes nästan alla Trafikverksskolans utbildningar som klassisk klassrumsutbildning. Det fanns en del e-learning för internt bruk, men man visste att man behövde modernisera hela sitt erbjudande och hade startat ett antal mindre projekt med målet att utveckla och digitalisera sitt utbud. Samtidigt hade man två olika plattformar för kursadministration, varav en behövde bytas akut. 

Lösningen

Analysen
Learntech arbetade inledningsvis i ett mindre digitaliseringsprojekt, vilket följdes av en bredare analys för att beskriva behoven för att hantera lärande inom Trafikverksskolan. Baserat på behovsanalysen formades en funktionell kravspecifikation för lärplattformen, med alla de funktioner man behövde eller önskade.

Upphandlingen
En offentlig upphandling i form av en förhandlad upphandling baserades på analysen, och där deltog 11 olika leverantörer. Förhandlad upphandling är ett väldigt praktiskt arbetssätt där organisationen kan ändra på de funktionella kraven allt eftersom man lär sig mer och mer om de olika lösningarna, och kan justera kravspecifikation utifrån vad man lärt sig och även ta bort krav som gör lösningen onödigt dyr. På slutet kan man genomföra en förhandling, där de leverantör som är kvar i finalen får möjlighet att göra sina erbjudande mer konkurrenskraftiga. Upphandlingen slutade med att den plattform som hade bäst funktionalitet valdes, och den hade dessutom lägst pris.

Införandet
När plattformen var utvald kunde införandet påbörjas. En stor del var den tekniska implementationen, en annan del var migreringen av kurser och kursgenomföranden. Men den viktigaste delen var ändå förändringsarbetet, att ta fram nya arbetssätt, beskriva dem i guider och utbilda alla medarbetare inom Trafikverksskolan. I det ingick både administrativ personal och lärare. En speciell utmaning var att bygga om utbildningarna för digital leverans, enligt metoden före-under-efter. Det innebär att kursdeltagaren före kurstillfället får tillgång till utvalt digitalt kursmaterial. Själva genomförandet kan ske i klassrum eller digitalt, och efter kurs kan det läggas till uppgifter att utföra, tester och självklart en digital utvärdering.

Resultat
Analysen var genomgripande och påverkade hela Trafikverksskolans arbetssätt. Upphandlingen var mycket lyckad, inte minst eftersom den plattform som hade bäst funktionalitet också hade lägst pris. De tekniska förberedelserna tog längre tid än planerat, bland annat på grund av ökade säkerhetskrav. Införandprojektet blev också mer omfattande än vad man först planerat, framförallt eftersom förändringsarbetet var större än man först bedömt. Sommaren 2020 kunde plattformen dock lanseras, och den rullar smidigt sedan dess. Totalt har den 20 000 användare och ett par hundra olika kurser.